Modifications à la Loi sur la publicité légale des entreprises – la transparence corporative au cœur des priorités

Ces modifications s’appliquent notamment à toute société par actions, organisme à but non lucratif, société de personne, fiducie commerciale ou entreprise individuelle visée, ainsi que toute autre entreprise qui exerce des activités commerciales au Québec, qu’elle ait été constituée dans cette province ou à l’extérieur.

La lutte contre l’évasion fiscale, la fraude et le blanchiment d’argent est devenue dans les dernières années une priorité à l’échelle internationale amenant plusieurs pays, provinces et états à revoir l’encadrement légal des sociétés à ce sujet. C’est dans cette mouvance internationale que le Québec a emboité le pas en novembre 2017 avec la publication du Plan d’action pour assurer l’équité fiscale¹ prévoyant des mesures à mettre en place afin de favoriser la transparence corporative et d’accroitre l’accessibilité et la fiabilité des informations contenues au Registraire des entreprises du Québec (« REQ »).

Le 3 octobre 2019, le gouvernement du Québec a lancé une consultation publique visant à recueillir des commentaires sur les mesures et solutions envisagées afin de renforcer la transparence corporative. Plusieurs acteurs du milieu corporatif et membres du public, dont l’Association du Barreau canadien, Division Québec, et l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA), ont publié des mémoires commentant les mesures proposées par le gouvernement. Suivant les commentaires recueillis, Québec a déposé le 10 mars 2020 à l’Assemblée nationale le budget 2020-2021 reprenant en très grande partie les mesures présentées en 2017 et en 2019.

C’est en pleine période de crise liée à la COVID-19 que le gouvernement du Québec a finalement adopté, le 17 mars 2020, la Loi concernant principalement la mise en œuvre de certaines dispositions des discours sur le budget du 17 mars 2016, du 28 mars 2017, du 27 mars 2018 et du 21 mars 2019 reprenant une partie des mesures qui avaient été annoncées afin de favoriser la transparence corporative et la fiabilité des informations présentées au REQ.

Cette loi modifie entre autres la Loi sur la publicité légale des entreprises (chapitre P-44.1) (la « Loi ») afin de, notamment :

• permettre au REQ d’exiger des documents ou informations pour valider l’exactitude des déclarations déposées au REQ ou d’un document transféré à un ministère ou à un autre organisme du gouvernement (article 74.1 de la Loi);
• ajouter les noms et domiciles des trois actionnaires qui détiennent le plus de voix à la liste des informations opposables aux tiers de bonne foi (article 98 de la Loi);
• élargir la liste des organismes québécois ayant un pouvoir d’enquête qui pourront conclure des ententes avec le REQ afin de communiquer tout ou partie des informations contenues au registre, les mises à jour qui y sont apportées, ainsi que les renseignements ou documents obtenus pour valider l’exactitude des déclarations (article 121 de la Loi);
• fixer le délai de prescription d’une poursuite pénale à un an depuis la date de la connaissance par le poursuivant de la perpétration de l’infraction sans qu’il se soit écoulé plus de cinq ans depuis la date de la perpétration de l’infraction (article 163.1 de la Loi);
• conférer au ministre responsable, dans certaines circonstances exceptionnelles, le pouvoir de renoncer au paiement d’un droit, d’une pénalité ou de frais (article 79.1 de la Loi).

Les entreprises faisant affaire au Québec devront donc s’attendre à devoir démontrer la véracité des informations à être déclarées au REQ en transmettant, par exemple, des copies des résolutions dûment adoptées ou de toute autre documentation corporative. À cet effet, nous soulignons l’importance de toujours préparer et conserver les documents corporatifs nécessaires et conformes aux obligations légales requises par la loi constitutive de votre société au soutien des éléments qui doivent être déclarés au REQ.

L’étendue des documents pouvant être demandés demeure toutefois incertaine et certains se questionnent à savoir si le REQ pourrait, par exemple, exiger d’obtenir copie d’une convention unanime des actionnaires intervenue.

La question est importante, puisque comme auparavant, le REQ peut communiquer en tout ou en partie les informations et documents recueillis avec un ministère, un organisme ou une entreprise du gouvernement avec lequel le REQ a, au préalable, conclu une entente. La Loi prévoyait déjà ce droit avant l’arrivée des nouvelles modifications entre autres pour certains ministères et organismes comme Revenu Québec. Les modifications adoptées à la Loi ajoutent maintenant à cette liste :

• les organismes municipaux visés à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1);
• les organismes dont le personnel est nommé suivant la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1), et;
• la Commission de la construction du Québec.

Des informations sensibles pourraient maintenant devenir plus facilement accessibles par les ministères et organismes décrits ci-dessus.

Bien que ces modifications constituent une avancée en matière de transparence corporative, ce ne sont que quelques-unes des mesures qui avaient été présentées par le gouvernement du Québec dans son Plan d’action de 2017, dans sa consultation publique de 2019, puis dans son budget 2020-2021 présenté le 10 mars 2020.

Les mesures qui sont discutées depuis près de trois ans, mais qui ne sont pas en vigueur à l’heure actuelle, visent l’ajout de l’obligation pour l’ensemble des entreprises faisant affaire au Québec d’obtenir et de déclarer au REQ des informations relatives aux bénéficiaires ultimes, c’est-à-dire sur la ou les personnes physiques bénéficiant d’au moins 25 % du contrôle de l’entreprise. Elles visent également l’ajout de la possibilité pour le public d’effectuer une recherche d’entreprise au REQ en utilisant seulement le nom et l’adresse d’une personne physique qui agirait comme administrateur, dirigeant ou actionnaire. Cette modification permettrait, par exemple, en inscrivant le nom d’une personne physique dans l’outil de recherche du REQ, d’obtenir la liste complète de toutes les sociétés auprès desquelles cette personne agit comme administrateur, dirigeant ou actionnaire.

De plus, au sujet des bénéficiaires ultimes, il faut se souvenir que comme nous vous l’avions présenté l’été dernier dans notre article du 3 juin 2019 intitulé Société de juridiction fédérale : nouveauté dès le 13 juin, les sociétés constituées sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions (chapitre C-44) (la « Loi fédérale ») ont maintenant l’obligation de tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important, c’est-à-dire une liste de la ou des personnes physiques bénéficiant d’au moins 25 % du contrôle de l’entreprise. À cet égard, les modifications présentées dans le budget 2020-2021 diffèrent toutefois de celles apportées à la Loi fédérale quant à l’intention de rendre les informations relatives aux bénéficiaires ultimes publiques au REQ, contrairement au registre des particuliers ayant un contrôle important au fédéral qui lui n’est pas accessible, d’emblée, par le public en général. Plusieurs provinces comme la Colombie-Britannique, le Manitoba, la Saskatchewan et l’Île-du-Prince-Édouard ont aussi adopté ou déposé des projets de lois reprenant sensiblement les modifications apportées à la Loi fédérale.

En date de l’écriture de ces lignes, aucun projet de loi n’a encore été présenté quant à la notion de bénéficiaire ultime ou de recherche par personne physique au Québec. Nous suivrons donc la situation de près afin de voir si le gouvernement provincial adoptera ces autres mesures annoncées précédemment afin d’évaluer l’impact de celles-ci sur les obligations des entreprises faisant affaire au Québec. Pour obtenir de l’information juridique en continu, n’hésitez pas à vous abonner à notre liste d’envoi pour le secteur de droit des affaires et n’hésitez pas à contacter notre équipe en droit des affaires afin d’obtenir des conseils ou l’assistance nécessaire à la préparation des documents pertinents à transmettre au REQ.