L’ABC de l’installation d’équipements vendus à l’international

De nombreux éléments techniques et juridiques entreront en ligne de compte, qu’il faut non seulement anticiper, mais spécifiquement prévoir dans vos soumissions et contrats de vente, pour minimiser les risques de litige. La distance et la réglementation du pays où se déroulera l’installation ajoutent donc à la complexité de la transaction.

Voici une petite liste de quelques éléments à considérer, parmi les plus importants et fréquents, auxquels nos clients doivent faire face :

• Devrez-vous simplement superviser l’installation effectuée par votre client et ses entrepreneurs? Au contraire, devrez-vous y procéder avec vos propres employés et sous-traitants? Il faut se rappeler que vous serez toujours responsable de tout problème relatif à votre propre personnel et les sous-traitants que vous aurez engagés.

• Certains types de travaux requerront obligatoirement des employés locaux, conformément à la législation locale (par exemple : électriciens, plombiers, etc.). Ne voulant pas devenir employeur dans ce pays, il vous faudra soit passer par un sous-traitant local qui utilisera ses propres employés, ou, encore mieux, plutôt refiler toutes les tâches en ce sens à votre client.

• Avez-vous vérifié les formalités migratoires et légales pour que vos employés et sous-traitants puissent entrer au pays? Devront-ils avoir un visa, un permis de travail? Quels sont les délais, frais et documents à produire?

• Outre ces formalités, assurez-vous de munir vos employés de tous les documents dont ils auront besoin pour se rendre à l’étranger. Une copie du contrat de vente de l’équipement, qui inclue obligatoirement tous les services après-vente, dont l’installation et la formation, est nécessaire pour une installation aux États-Unis, par exemple, si les autorités migratoires à la frontière demandent à le voir.

• Avez-vous prévu les impacts d’un retard à l’importation des équipements vendus dans le pays?

• Avez-vous vérifié les formalités pour l’importation temporaire de certains outils ou machineries dont vous pourriez avoir besoin pour l’installation? Il est parfois plus simple et moins couteux de demander au client de les fournir ou encore de les louer ou acheter sur place.

• Avez-vous vérifié que vos outils, machineries, et autres matériels seront fonctionnels localement? Par exemple : connexion Internet haute vitesse, Wi-Fi, prises électriques compatibles, etc.

• La liste précise des responsabilités revenant au client et pour laquelle il assume donc tous les frais et risques a-t-elle été clairement établie? Par exemple : démantèlement des vieux équipements, travaux électriques, de plomberie, de ventilation ou à la structure de l’immeuble ou pour raccorder les équipements, équipements de déchargement et de manutention sur place avec des opérateurs qualifiés, lieu sécuritaire pour laisser vos outils, machineries et équipements, mesures d’accès au chantier durant l’installation, présence d’un contremaitre ou personne responsable bilingue, etc.

• La liste de vos propres responsabilités et vos propres échéanciers doit évidemment vous laisser une certaine marge de manœuvre pour les imprévus. Mais dans cette liste, il est essentiel d’être le plus précis possible et de ne jamais indiquer de « etc. » quant à ce qui est inclus et sous votre responsabilité. Rappelez-vous que, comme vendeur et installateur, vous souhaitez limiter vos responsabilités et frais engendrés par rapport au prix de vente convenu avec votre client. Cela ne doit pas être un « open bar »!

• Tous les frais relativement à vos employés et leur déplacement pour l’installation ont-ils été indiqués clairement, avec le moment où ils seront facturés et payés, de même que la devise de paiement? Est-ce sur la base d’un remboursement des frais réellement engagés avec pièces justificatives ou plutôt sur une base de type per diem ou prix fixe, ce qui vous expose alors à des dépassements de coûts pour une infinité de situations. Avez-vous demandé des avances, plutôt que d’avoir à tout supporter ces frais dans l’intervalle?

• Des retards pourraient prolonger le séjour de votre équipe au-delà de ce qui est prévu, ou encore obligeraient à leur rapatriement au Québec puis un nouveau voyage pour finaliser le projet. Encore une fois, une multitude de situations peuvent se produire, certaines en raison d’une situation dont la faute vous revient. Mais pensez aussi aux causes imputables à votre client et ses sous-traitants et fournisseurs, ou encore des tiers ou des événements telles une catastrophe naturelle, une grève des transports ou autres cas de force majeure.

• La pandémie de COVID-19 n’est plus considérée dans bien des juridictions comme un cas de force majeure, puisqu’elle est connue et que ses conséquences sont dorénavant prévisibles. Il faut donc immédiatement convenir avec votre client de ce qui arrive dans des cas de retards ou d’empêchements occasionnés par celle-ci.

• Attention aux clauses qui ne font que de reporter automatiquement, jour pour jour, la suite de l’installation au cas de retard ou de défaut au contrat. Votre personnel ne sera pas nécessairement et automatiquement disponible, si vous avez d’autres engagements avec d’autres clients, en plus des délais possibles attribuables au transport.

• Avez-vous prévu les conditions dans lesquelles votre personnel devra voyager, se restaurer et être hébergé? Billets d’avion de classe affaires, 1^re classe en train? Roulotte de chantier près d’une mine non climatisée avec les insectes en prime ou plutôt un B&B ou un hôtel de 1 à 5 étoiles?

• Avez-vous prévu la possibilité de remplacer les membres de votre personnel affecté au projet, si des individus ont été spécifiquement désignés, tels le gérant de projet, le superviseur, l’ingénieur? Tant d’événements peuvent bousculer les choses.

• Avez-vous prévu de l’assurance kidnapping, ce qui est essentiel dans bien des pays, tout comme aussi la nécessité pour votre client de mettre en place des mesures de sécurité?

• Avez-vous exigé la présence de responsables du client, bilingues, et en mesure de communiquer avec votre équipe et de faire l’interface et la traduction avec le personnel local, dont en cas de problème de tout ordre. Ces responsables seront-ils présents 24/7? Aura-t-on toutes les coordonnées, dont un téléphone portable, pour les rejoindre?

• Les manuels liés à la formation que vous donnerez en lien avec l’équipement, son opération et son entretien, seront-ils disponibles dans la langue des employés devant l’utiliser?

• En terminant, n’oubliez pas de bien rédiger la mécanique exacte de l’acceptation finale de l’équipement par votre client (« commissionnement » de l’équipement), et ce, en particulier si une balance de paiement du prix de vente vous est due après l’acceptation finale du client ou que la garantie débute seulement à compter de ce moment.

Ce qui précède n’est évidemment pas une liste exhaustive de tout ce qui doit être prévu à vos soumissions et contrats prévoyant une installation à l’étranger. Mais il faut vraiment prendre le temps de bien analyser, s’informer et prévoir cette installation avec minutie et détails. C’est en cas de problème survenant sur le terrain que vous serez alors heureux d’avoir bien ficelé vos contrats.

Notre équipe de droit des affaires internationales est à même de vous aider dans la rédaction et l’analyse de vos contrats, tout comme de vous conseiller sur vos transactions locales et internationales, en collaboration avec nos cabinets partenaires internationaux.